DictaLink 4 SR est une solution flexible et évolutive. Pour sa mise en place, on peut distinguer trois modes de travail principaux :

Dictée numérique pure :

• L'auteur dicte sur un enregistreur numérique physique ou via le l'enregistreur logiciel de DictaLink 4 SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « son »
• La secrétaire visualise les fichiers « son » via l'explorateur de DictaLink 4 SR Secrétariat
• La secrétaire tape les fichiers « son » en les réécoutant dans le lecteur logiciel de DictaLink 4 SR Secrétariat

Mixage de Dictée numérique et de Reconnaissance vocale (*) :

• L'auteur dicte sur un enregistreur numérique physique ou via le l'enregistreur logiciel de DictaLink 4 SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « son »
• La secrétaire visualise les fichiers via l'explorateur de DictaLink 4 SR
• La secrétaire demande la transcription des fichiers « son » en en fichiers «texte + son » par le module de transcription en arrière-plan de DictaLink 4 SR Secrétariat
• La secrétaire charge les fichiers « texte + son » dans le traitement de texte de DictaLink 4 SR Secrétariat. Elle effectue les corrections nécessaires

Reconnaissance vocale pure (*) :

• L'auteur dicte sur le traitement de texte de DictaLink 4 SR Auteur. Il crée ainsi des fichiers « texte + son »
• La secrétaire visualise les fichiers via l'explorateur de DictaLink 4 SR
• La secrétaire charge les fichiers « texte + son » dans le traitement de texte de DictaLink 4 SR Secrétariat. Elle effectue les corrections nécessaires

(*) Nécessite Dragon NaturallySpeaking Professional 10 ou 11, Dragon Medical 10 ou 11, Dragon Legal 11 (à acquérir séparément).

Les utilisateurs nomades peuvent utiliser un Smartphone comme enregistreur de numérique. Parmi les applications pour Smartphone disponibles, Mysoft propose tout particulièrement la solution Philips Dictation. Multiplateforme (iPhone - Android – BlackBerry), ergonomique, elle permet d’envoyer des fichiers son extrêmement compacts par email ou via un serveur sécurisé à une assistante équipée de DictaLink Secrétariat.

Les solutions professionnelles incluent en standard des périphériques ergonomiques.

Version Auteur : Le microphone à main permet par des boutons programmés de piloter l'enregistreur auteur, d'écouter la dictée via un haut-parleur intégré et cliquer sur les menus et icônes via la souris intégrée.

Version Secrétariat : Le pédalier permet de piloter au pied la réécoute du texte, comme avec les pédaliers fournis avec les lecteurs de cassettes. Dans le Kit professionnel secrétaire il est accompagné d'un casque d'écoute secrétariat.

Le Centre Chirurgical Marie-Lannelongue utilise DictaLink pour une cinquantaine d'utilisateurs, médecins et secrétaires. Son témoignage rend compte du contexte qui l'a amené à se tourner vers cette solution, de la façon dont il a organisé sa mise en place et des résultats obtenus.

Espaces collaboratifs

• Création en local, sur réseau LAN, sur un espace FTP
• Association d'auteurs, de secrétaires et de pools de secrétaires
• Possibilité d'appartenance à plusieurs espaces collaboratifs
• Organisation de chaque espace via un navigateur dédié
• Fonctions de classement, déplacement, copie, suppression

Réglages audio

• Sélection des périphériques audio depuis DictaLink 4 SR
• Niveau de l'enregistrement (gain automatique)
• Visualisation par vumètre ou analyseur de spectre
• Durée du retour sur relecture
• Volume de lecture
• Vitesse de défilement de la lecture (version secrétariat)

Version Auteur - Enregistreur (Mode Dictée numérique)

• Multilocuteur : options spécifiques par locuteur
• Importation ou création de fchiers « son » (formats WAV ou WMA)
• Mise en avant-plan de l'enregistreur
• Création de plusieurs fichiers « son » en simultané
• Représentation par segments ; fonction zoom
• Correction par écrasement, insertion our remplacement
• Enrichissement du fichier par des instructions (écrites ou vocales), des pièces jointes, des priorités
• Prise de connaissance de l'avancement des retranscriptions
• Pilotage par microphone à main (module Professionnel)

Version Auteur - Traitement de texte (Mode Reconnaissance vocale*)

• Multilocuteur.  Options spécifiques par locuteur
• Éditeur de texte classique : polices, règle, etc.
• Création du texte à la voix : dictée, correction, mise en forme, déplacement
• Enregistrement du fichier texte avec le fichier son associé
• Pilotage par microphone à main (module Professionnel)

Version Auteur - Instructions et Workflow

• Travail connecté ou hors-connexion
• Association d'instructions écrites ou vocales, de pièces jointes
• Assignation de priorités
• Protection optionnelle par mot de passe
• Sauvegarde avec numérotation automatique ou non
• Envoi des fichiers immédiat ou différé
• Envoi des fichiers avec demande de confirmation ou transparent
• Destinataire des fichiers : pool de secrétaires ou une secrétaire spécifique
• Suivi des étapes de prises en charge par le secrétariat (pris en compte, en cours de traitement, fait)

Version Secrétariat - Mode Dictée numérique

• Accès aux fichiers « texte + son » via le navigateur
• Importation automatique des fichiers d'enregistreurs numériques
• Journal des évènements. Alerte visuelle lors de l'arrivée des fichiers
• Classement des fichiers via les informations associées (auteur, priorité…)
• Aperçu rapide des fichiers, des instructions et annotations, des pièces jointes
• Transfert rapide des fichiers dans des dossiers appropriés (en cours de traitement, fait…).
• Transcription des fichiers « son » via un lecteur mis en avant-plan du traitement de texte ou mis en icône. Lancement de la lecture à l'ouverture
• Feedback automatique ou manuel à l'auteur sur l'état de la retranscription
• Pilotage possible  de la réécoute via un pédalier (module Professionnel)

Version Secrétariat - Mode Reconnaissance vocale*

• Accès aux fichiers « texte + son »via le navigateur
• Correction des fichiers « texte + son » avec réécoute du son
• Conversion de fichiers « son » en fichiers « texte + son ». Transcription en arrière-plan permettant de travailler à d'autres tâches en même temps.
• Pilotage possible  de la réécoute via un pédalier (module Professionnel)

(*) Nécessite Dragon NaturallySpeaking Professional 10, 11, 12, Dragon Medical 10 ou 11, Dragon Legal 11 ou 12 (à acquérir séparément).

Poste Auteur ou Secrétaire :

• Mode dictée numérique : Pentium ou équivalent double coeur 2 GHz, 1 Go de Ram
• Mode reconnaissance vocale : Pentium ou équivalent double coeur 3 GHz, 4 Go de Ram
• 1 Port USB pour le pédalier secrétariat ou le microphone à main

Systèmes d'exploitation et réseau :

• DictaLink 4.5 en mode client : Windows XP SP3, Vista (32/64 bits), 7 (32/64 bits),
  8 (32/64 bits).
• DictaLink 4.5 en mode Serveur : Windows 7 (32/64 bits), 8 (32/64 bits), Windows Server 2008 R2
• L'ensemble des postes connectés au serveur ainsi que le serveur, doivent impérativement être sur le même Domaine ou Workgroup.

• Dictée en continu professionnelle et pilotage vocal : Dragon NaturallySpeaking
• Périphériques de saisie (dictaphones, microphones....)

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